O Planilha do Google garante mais produtividade e colaboração para as empresas

A competitividade é um dos principais motores das organizações atualmente. Os gestores estão constantemente em busca de ferramentas e soluções que lhes permitam aumentar a rentabilidade dos negócios, otimizar os processos e melhorar a produtividade das suas equipes, beneficiando a comunicação entre colaboradores e consequentemente promovendo a inovação colaborativa.

Utilizar soluções de tecnologia que facilitam a colaboração entre as equipes em ambientes digitais é uma das formas mais fáceis de assegurar uma maior eficácia na gestão da informação e do trabalho, afetando positivamente a produtividade das organizações e o desenvolvimento do diferencial competitivo, que permitirá ganhar mercado e agilidade frente à concorrência, atendendo mais rapidamente às necessidades de seus clientes e se posicionando com uma empresa inovadora.

Entre as soluções utilizadas nas empresas para a rotina do trabalho, as planilhas sempre foram uma das principais ferramentas de gestão, controle e organização. O potencial das planilhas para apoiar na gestão financeira, controle de equipes, processos e projetos cativou as organizações e se tornou uma solução de uso diário.


Planilhas do Google? O que é isso?

Atento às necessidades do mercado corporativo, o Google desenvolveu o Planilhas, que é uma solução criada para assegurar, de forma eficiente, a colaboração de pessoas dentro de uma organização, permitindo que os colaboradores façam mais do que cálculos, mas possam trabalhar editando planilhas simultaneamente, atribuir tarefas, acompanhar prazos e receber atualizações de status de um determinado projeto.

O Planilhas faz parte do pacote de soluções corporativas na Nuvem do Google, o G Suite, destaca-se pela facilidade e mobilidade, garantindo que no contexto atual das empresas, de ambiente com foco em aceleração de negócios, as equipes possam acessar seus trabalhos e colaborar em tempo real, de qualquer lugar e com qualquer dispositivo, com total segurança.

Se a sua empresa está em busca de uma maneira mais produtiva de gerenciar os números, trabalhar melhor com suas folhas de cálculos, criando e editando macros, visualizar informações em tabelas e gráficos e colaborar eficientemente com outras pessoas, o Planilhas do Google é a solução ideal.

Desde uma complexa análise financeira anual corporativa, à atualização de produtos ou de projetos em andamento, as planilhas são fundamentais para auxiliar as empresas a reunir e a compartilhar dados sempre atualizados que permitam melhorar os processos de gestão e de tomada de decisão.


Quais são os principais recursos do Planilhas do Google?

Pensando no mercado corporativo, o Google desenvolveu o Planilhas para atender as necessidades da rotina organizacional, para empresas de qualquer porte e qualquer segmento. Confira alguns dos principais recursos que o Planilhas oferece:

• Criar e editar as planilhas online
• Adicionar gráficos e tabelas para visualizar dados
• Criar fórmulas para cálculos
• Gerenciar dados ou macros personalizadas
• Importar e exportar planilhas em formatos padrão do Microsoft Office, sem perder informações e formatações
• Co-edição das planilhas entre os colaboradores
• Obter insights automaticamente para otimizar o trabalho, no painel Explorar
• Salvar revisões de arquivos e acompanhar as atualizações realizadas nas versões anteriores


Segurança da informação e Mobilidade com o Planilhas do Google

Um grande benefício para os profissionais que utilizam o Planilhas do Google é a facilidade de atualização dos arquivos, mesmo sem uma conexão com a internet. Suponha que um membro da sua equipe esteja em uma ponte aérea e precise trabalhar em algum documento, as alterações realizadas pelo colaborador ficarão salvas na planilha e assim que o usuário conectar à internet o documento será atualizado. Muito mais simples de trabalhar e eleva a produtividade do time.

Para colaborar ou compartilhar informações de um planilha com um colega ou equipe de trabalho é apenas necessário que o usuário tenha um endereço de e-mail. A partir daí é possível conceder permissões de acesso, somente para visualização ou edição dos documentos pelos colaboradores e acompanhar as atualizações e alterações em tempo real realizadas pela equipe. Ao trabalhar com o Planilhas do Google sua equipe não precisará enviar diversos anexos e edições de arquivos por e-mail, perdendo controle das versões mais atualizadas. As informações estarão sempre disponíveis e seguras na Nuvem.

Ao permitir que sua equipe trabalhem simultaneamente em uma planilha, é possível adicionar comentários a células específicas ou conversar diretamente pelo documento. Toda a comunicação fica armazenada na planilha e nunca se perde o histórico das informações.

Se novas planilhas forem salvas em uma pasta compartilhada, elas terão as mesmas permissões de compartilhamento da pasta, ou seja, qualquer pessoa que esteja autorizada a ver o conteúdo da pasta poderá ver o novo documento e editá-lo de acordo com os níveis de acessos definidos pela sua empresa.

Confira os níveis de acesso que a sua empresa pode liberar para os colaboradores trabalharem no Planilhas do Google:

• Somente visualização
• Acesso para edição
• Somente comentar
• Proprietário

Para as organizações que precisam compartilhar planilhas com pessoas fora do seu domínio, isso é possível desde que essa opção tenha sido ativada pelo administrador do G Suite. Nesse caso, será possível compartilhar as planilhas selecionadas com clientes, fornecedores e outras pessoas fora da empresa, sem deixar de lado a segurança da informação.

Todo o histórico das alterações feitas nos documentos é registrado automaticamente, o que é um grande benefício para as empresas, já que o usuário saberá quando, o que e quem alterou as informações nos arquivos. As planilhas são automaticamente salvas na Nuvem e acessíveis de qualquer dispositivo autorizado, ficando assim disponíveis para que os colaboradores executem tarefas sempre na última versão.

O compartilhamento dos documentos pelos vários usuários é garantida, independentemente do sistema operacional ou das versões das aplicações. As planilhas têm funcionalidades de colaboração para realizar revisões, correções e comentários de atividades e tarefas.


A mobilidade empresarial ganha um aliado de produtividade importante

Todo o trabalho é realizado dentro de um ambiente totalmente seguro. As aplicações do Google dificultam o acesso aos dados, reduzindo o risco de acessos indevidos. Além disso, os documentos são atualizados frequentemente na Nuvem, o que permite que em caso de acidente ou perda de dispositivos, os usuários possam mudar as credenciais de acesso e retomar os documentos, exatamente, no ponto em que pararam.

Para garantir ainda mais segurança das informações, o usuário pode:

• Desativar as opções de download, cópia e impressão de planilhas para pessoas com acesso para comentários ou visualização
• Proteger planilhas e intervalos com proteção baseada em ACL (listas de controle de acesso)
• Impedir que outras pessoas compartilhem as planilhas


Compatibilidade garantida com o Microsoft Excel

Para os usuários que querem utilizar o Planilhas do Google, mas têm documentos já criados no Microsoft Excel e que não querem perdê-los, é possível editá-los diretamente no Planilhas do Google, sem a necessidade de convertê-los. O usuário pode baixar planilhas nos formatos Excel ou PDF antes de enviá-las para outra pessoa, ou até baixar um complemento do Chrome para abrir, editar e salvar arquivos do Excel sem precisar fazer nenhuma conversão.

Listamos aqui três formas de trabalhar com arquivos do Excel no Planilhas do Google:

1.- Converta arquivos do Excel em arquivos do Planilhas no Drive
2.- Abra arquivos do Excel diretamente no Drive (sem instalar o Office) e salve-os no Drive
3.- Abra arquivos do Excel no Office e salve-os no Drive

Para quem está acostumado com o Microsoft Excel, o Planilhas do Google é muito fácil de utilizar porque usa as mesmas terminologias (células, colunas, linhas, intervalos e assim por diante), e oferece suporte a fórmulas. As fórmulas do Planilhas do Google podem ser usadas para cálculos e manipular dados. O Planilhas do Google tem muitas funções exclusivas que aproveitam as outras ferramentas do Google e só funcionam porque é um aplicativo de planilha online. É possível, por exemplo, usar funções como o Google Finance, que extrai informações sobre títulos do Google Finance, ou o Google Translate para traduzir o conteúdo de uma célula. A coleta de dados diretamente dos Formulários Google para preencher uma planilha é extremamente útil. Da mesma forma, o colaborador pode criar um mapa com os dados do Planilhas.

Há uma fórmula de eficiência em cada planilha, onde as variáveis produtividade e segurança são combinadas com a facilidade de uso e com o baixo investimento necessário, já que a empresa irá gastar menos, pois a utilização é cobrada como serviço, por usuário e por mês. Se a sua empresa precisa acompanhar conjuntos de dados de forma eficiente e com custos controlados, o Planilhas Google é a melhor opção.

Com o apoio de um parceiro especializado como a Somos Nuvem, que já possui diversos casos de sucesso com clientes de vários segmentos, será possível operacionalizar uma solução que corresponda às necessidades de gestão da sua empresa e que permita aumentar a produtividade das suas equipes a níveis nunca antes alcançados.

É perceptível que o Planilhas do Google é uma ótima solução para empresas que desejam aumentar a produtividade e colaboração entre as equipes.

Quer saber mais como o Planilhas do Google pode apoiar nas estratégias da sua empresa? Agende uma reunião com um de nossos especialistas.