Como a intranet pode apoiar na produtividade dos colaboradores?

Como você sabe bem, uma Intranet é basicamente uma rede privada hospedada em uma empresa. Esse conceito pode ter mudado um pouco com o passar dos anos, mas o objetivo principal de uma Intranet é compartilhar informações e recursos da empresa entre e para os funcionários.

Outra característica importante da Intranet nas empresas é servir como plataforma colaborativa empresarial, onde é possível promover a comunicação interna, abrangendo, além da plataforma de colaboração, ferramentas de redes sociais corporativas e incorporando a gestão do conhecimento nos processos de negócios.

Com isso, os departamentos estratégicos da empresa e funcionários podem compartilhar informações relacionadas às políticas e processos organizacionais, assim como resolver questões de negócios com mais eficiência. Todos só têm a ganhar com o uso da Intranet nas empresas.

Os benefícios da intranet

O uso de uma intranet se tornou um instrumento de produtividade chave para as empresas inovadoras de diferentes segmentos e tamanhos. Com o uso deste recurso as organizações passam a ter acesso a um conjunto de ferramentas de comunicação e colaboração, incluindo ferramentas sociais, wikis para políticas da empresa e gerenciamento de tarefas.

1. A Intranet é um valioso ponto de disseminação de informações corporativas

Uma parte das empresas atualmente utiliza o e-mail como o principal método de divulgação de informações importantes da organização, porém, esse é um recurso que leva a distração de boa parte dos funcionários.

Ao compartilhar informações de forma centralizada, onde seus funcionários já estão trabalhando, significa menos mudança de contexto e menos tempo perdido. Uma intranet incentiva a comunicação por toda a organização:

  • Promove discussões abertas entre as equipes
  • Compartilha informações através de indivíduos
  • Estabelece o contato entre a liderança e os times
  • Atualiza informações através dos departamentos
  • Cria uma cultura de compartilhamento e integração

E a melhor parte é que a comunicação flui nos dois sentidos. Qualquer pessoa pode compartilhar informações e artigos na Intranet e todos podem comentar e fornecer feedback. Dessa forma, uma intranet dinamiza a comunicação, colocando-a em um único lugar, capacitando os indivíduos através das informações da empresa.

2. Promove a gestão de conhecimento

As intranets permitem que o compartilhamento de conhecimento aconteça de forma eficiente, à medida que as conexões entre a empresa e seus funcionários acontecem com sucesso, elas aumentam e se aprofundam por toda a organização.

Sem utilizar uma Intranet, o conhecimento é armazenado em diferentes plataformas e canais, como e-mail, pastas compartilhadas, pastas individuais, etc. Isso torna a busca de informações um grande desafio.

Em vez disso, usar uma intranet em sua empresa como um ponto central para disseminar o conhecimento significa que será mais fácil para seus funcionários encontrarem o que eles precisam.

3. Estimula a colaboração e o feedback

O engajamento dos funcionários é sempre um desafio e uma questão difícil de resolver. Uma intranet tem pleno potencial para melhorar o envolvimento de diferentes formas. À medida que a cultura da colaboração ganha vida através da plataforma, é mais fácil para os funcionários entenderem o panorama e se sentirem parte dele.

E, como uma intranet é um lugar para comunicação ativa, os funcionários podem usá-la para se manter conectados com sua equipe e obter feedback dos gerentes e demais colaboradores.

4. Fornece clareza organizacional

Essa clareza acontece a partir do momento que organogramas claros e bem definidos são compartilhados na Intranet. Essa clareza ajuda na apresentação da forma e na configuração organizacional da empresa.

Outros recursos, como biografias, perfis individuais e descrição de cargos adicionam outras informações relevantes ao conhecimento de todos e ajudam os funcionários a entender os papéis e as responsabilidades dos indivíduos em toda a organização.

5. Reduz e-mails e reuniões

Outro benefício importante da Intranet é diminuir entraves dentro de um ciclo produtivo. Intranets que fazem o uso de um bom recurso de bate-papo integrado facilitam as discussões. É possível reduzir o número de e-mail e ter conversas produtivas longe de caixas de entrada ou reuniões cansativas.

Com uma comunicação interna melhorada, é mais fácil manter todos informados e obter feedback e novas ideias. O que significa que você não precisará de muitas reuniões que consumam tempo de pessoas que precisam ser produtivas se dedicando ao core business da empresa.

Os principais desafios das empresas na adoção de uma intranet

Apesar de grandes benefícios a implantação de uma Intranet é um grande desafio para as empresas. Para dar certo é preciso a participação de todos, em especial os gestores que precisam dar exemplo através de sua participação ativa. As principais dificuldades a serem vencidas são as seguintes:

Colaboradores não acessam a intranet regularmente

Uma das principais razões para a falta do engajamento é a falta de informações relevantes e atualizadas. Um projeto de Intranet necessita de planejamento nas fases de implantação e produção. Não adianta divulgar a existência de uma ferramenta que promove a comunicação e o conhecimento sem que exista um conteúdo relevante.

Normalmente as equipes de Marketing e RH trabalham integradas para que a Intranet esteja sempre atualizada e com informações que realmente estimulem o engajamento dos funcionários.

A falta de uma interface amigável dificulta o acesso e a compreensão dos objetivos da Intranet

Além de suas atividades normais dentro de um ciclo produtivo, os funcionários têm em suas rotinas alguns fatores que levam a dispersão e a falta de uso da Intranet. São telefonemas, e-mails, mensagens instantâneas, leitura de documentos, etc.

Por isso, é preciso que a Intranet tenha uma interface amigável e principalmente que seja adaptada aos dispositivos móveis. Isso facilita que os visitantes acessem o site em diferentes momentos, a exemplo de pausas para descanso ou até em momentos de baixa produtividade.

Investir em um design atrativo e a integração com ferramentas de produtividade, a exemplo do G Suite, é o melhor caminho para aumentar o engajamento à Intranet.

Os 4 pilares de sucesso da comunicação corporativa

Você deve ter percebido durante a leitura do artigo que a comunicação é peça chave na adoção de uma Intranet. Além de ser uma ferramenta poderosa, a Intranet estimula o envolvimento de seus funcionários, esclarece a comunicação interna e agilizar os processos.

Mas é preciso ter certeza de seguir o caminho certo para ter sucesso na adoção dessa estratégia. Por isso, é fundamental adotar os 4 pilares da comunicação que ajudam na produtividade das empresas:

  • Comunicação
  • Colaboração
  • Comunicação Social
  • Apps Corporativos
  • Uma intranet de sucesso é aquela em que os usuários acessam constantemente para ficarem por dentro de tudo que precisam. Para isso, é preciso estar enraizado na cultura da empresa o seu uso contínuo e sempre assertivo. É nesse momento que os 4 pilares da comunicação ajudam as empresas a tornar o uso da Intranet um case de sucesso.

    Sobre a Lumapps

    A LumApps é uma intranet verdadeiramente inovadora projetada por pessoas talentosas com fortes crenças e com a visão de desenvolver um portal de comunicação social, colaborativo, móvel e inteligente para envolver os funcionários.

    Recomendado pelo Google, o LumApps se torna a única solução de intranet recomendada para o G Suite, com mais de 1.000 aplicativos no mercado.

    A intranet do LumApps aproveita todas as suas comunicações internas em um hub central: notícias corporativas e aplicativos de negócios. Não é à toa que a LumApps foi premiado como uma solução inovadora e que pode ser utilizada em empresas de diferentes segmentos e tamanhos no processo de transformação digital.